Memaksimalkan Pekerjaan Pribadi dengan Trello

Cerita Saya

Masalah yang kerap kali saya temui saat melakukan sebuah pekerjaan adalah lupa. Lupa karena ada tugas ini, tugas itu. Hari ini saya sudah melakukan apa saja, ngapain aja, itu rasanya seperti blank spot. Tidak tahu, tidak ingat. Karena, malas catat. “nanti ajalah pekerjaannya baru sedikit, tunggu lumayan banyak aja, baru dicatat. Toh, sore juga akan kirim laporan ke atasan untuk pekerjaan hari ini“. Alhasil, ketika kirim laporan lupa apa saja yang telah dilakukan hari ini. Ini kerap sekali terjadi.

Ternyata rasa malas catat ini, akibatnya merembet kemana-mana, ke pekerjaan bahkan sampai ke kampus. Pekerjaan sering kali tertunda, pending, terlupa karena tidak dicatat. Kebanyakan tugas kampus juga juga jadi dikerjakan pada waktu deadline karena lupa tidak dicatat dan malas mengerjakan. Dan yang lebih parah, sering melupakan janji yang sudah dibuat.

Biar bagaimanapun, rasa malas catat itu harus disingkirkan. Kalau boss saya bilang “Jangan dibunuh kesibukan“. Kalau saya “Jangan dibunuh rasa malas“.¬† Setelah dipikir, sangat diharuskan mengubah pola kerja. Mencatat apa yang dilakukan dan melakukan apa yang dicatat.

Catatan itu perlu, mungkin bagi yang daya ingatnya kuat dan sudah terlatih itu bukan hal yang penting. Namun, untuk saya yang daya ingatnya kurang kuat, ini sangat diperlukan. Mengeliminiasi satu persatu masalah yang kerap terjadi di kehidupan.

Sebenarnya, kebiasaan ini sudah saya lakukan di masalah finansial. Mencatat pengeluaran dan pemasukan uang, menggunakan aplikasi “Catatan Keuangan Pribadiku” di Android. Namun, untuk pekerjaan pribadi, semacam to do list, untuk mencatat apa saja yang dilakukan, janji, riset, improvement & perbaikan pekerjaan. Itu belum.

Yang saya butuhkan adalah aplikasi untuk mencatat semua tugas, janji-janji, riset yang hendak dilakukan dan perbaikan apa saja yang hendak diterapkan.

Trello punya kemampuan itu. trello sudah digunakan oleh saya dan Tim Excellent di tempat kerja untuk mencatat to-do-list dan pekerjaan yang akan dilakukan. Trello umumnya digunakan oleh sebuah tim, karena free. Selain itu juga trello juga banyak diintegrasikan dengan beberapa adds on (Powers-Up) seperti slack, telegram, dll.

Sebenarnya banyak sekali aplikasi yang dapat digunakan untuk mencatat to-do-list, namun dengan mempertimbangkan simplifikasi terhadap aplikasi yang digunakan, saya memilih lebih memilih untuk memaksimalkan penggunaan Trello, menggali lebih dalam fitur yang ada di aplikasi tersebut.

Ternyata, setelah digali lebih dalam untuk digunakan dalam mencatat to-do-list pribadi. Trello sangat membantu, dengan ini, bisa dibilang saya lebih produktif. Meminimalisir hal-hal yang tidak diperlukan. Seperti kelupaan untuk follow-up suatu pekerjaan dan janji yang telah dibuat.

Selain itu, pekerjaan yang ada juga bisa ditargetkan. Tidak terbengkalai. Dengan mencatat pekerjaan, saya lebih dituntut untuk segera menyelesaikannya, agar tidak menjadi gantung. Karena digantung itu gak enak…

Sekarang, setiap sebelum atau sesudah subuh (tergantung kondisi bangunnya). Saya biasanya memulai hari dengan melihat catatat pekerjaan yang tertunda, menulis pekerjaan yang akan dilakukan hari ini pada trello dan menyelesaikannya sesuai target yang ada.

Mengenai Trello, ada beberapa bagian yang perlu diketahui :

1. Trello Board : Biasanya digunakan untuk memisahkan terhadap proyek yang kamu punya. Misal, kamu memisahkan proyek pribadi dengan proyek kantor. Setiap Trello board pasti memiliki list dan card.

Trello Board

2. List: Menurut saya, list ini semacam pengkategorian terhadap suatu pekerjaan. Paling sering List ini bisa berupa kanban atau yang lainnya, biasanya digunakan untuk melakukan tracking terhadap suatu pekerjaan. Misal, pekerjaan yang sedang dikerjakan, yang sudah dikerjakan atau pekerjaan yang tertunda. Contoh:

List (To Do List, Doing, Done, Checked)
Card (Pasang lampu, memindahkan barang, perbaiki ventilasi)

3. Card : adalah daftar-daftar pekerjaan yang ada di tiap List. Pada gambar di atas bisa terlihat; Pekerjaan pasang lampu, memindahkan barang ke rumah baru merupakan sebuah Card.

Berikut adalah beberapa tips dari saya pribadi untuk lebih memanfaatkan trello dalam mencatat to-do-list pekerjaan.

Kategorikan Trello List Kamu

Sebelum kamu menyusun sebuah pekerjaan yang dilakukan, kategorikan terlebih dahulu. Kamu bisa memberikan kategori terhadap pekerjaan kamu menggunakan List. Bisa berupa kanban seperti gambar diatas, atau mengkategorikan pekerjaan tersebut, apakah masuk ke dalam To-Do, Riset, perbaikan. Seperti berikut :

Kategori Terhadap Pekerjaan

Dari list yang ada, kamu bisa menentukan di mana seharusnya pekerjaan tersebut ditempatkan.

Contoh, menyapu ruangan merupakan sebuah pekerjaan yang harus dilakukan dan tidak perlu dilakukan riset, kamu bisa memasukkannya ke kategori “Your Jobs“.

Sementara itu, untuk sebuah hal yang belum kamu ketahui dan ingin dipelajari. Kamu bisa mencatatnyanya pada list riset “Currently Researching“. Contoh, kamu ingin mencangkok tanaman. Hanya saja belum tahu bagaimana caranya. Pekerjaan tersebut bisa dimasukkan ke list tersebut.

Kemudian, jika kamu mempunyai sebuah janji. Kamu bisa menempatkannya pada listYour Promise“. Agar tidak lupa, tidak PHP, tidak memberi harapan palsu. Misal, janji bertemu klien.

Oh ya, jika kamu juga ada sebuah pekerjaan yang sudah berjalan. Namun ingin ditingkatkan kualitasnya, kamu bisa memasukkan pada listIdeas & Improvement“. Contoh, kamu ingin memodifikasi sepeda motormu. Pekerjaan itu bisa dimasukkan ke list tersebut.

Terakhir, jika pekerjaanmu sudah selesai. Masukkan pekerjaan tersebut ke list terakhir “Your Good Job on August“. Sesuaikan bulannya. Tujuannya sendiri adalah kamu bisa melihat, pekerjaan apa saja yang sudah kamu lakukan di bulan tersebut. Ketika akhir bulan, kamu bisa melakuan review. Apakah pekerjaan yang kamu lakukan itu-itu saja, atau mengalami peningkatan?

Gunakan Label

Label digunakan untuk memberi tanda terhadap pekerjaan yang ada. Label diperlukan untuk mengetahui status dan tingkat prioritas dari pekerjaan tersebut. Misal, apakah pekerjaan itu membutuhkan prioritas yang segera dilakukan. Apakah pekerjaan tersebut statusnya sedang dilakukan, atau tidak. Seperti berikut:

Label

Saran saya, sebaiknya berikan label di setiap card yang kamu buat, memang terkadang malas untuk memberikannya. Tapi, dari sana kamu bisa menentukan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan sudah sampai mana statusnya.

Berikan Label di setiap Card

Beri Batas Waktu

Terkadang, yang jadi masalah adalah pekerjaan tersebut sering kali terbengkai. Belum selesai atau belum tahu kapan kita bisa menyelesaikannya. Di Trello, kamu bisa beri waktu kapan kapan batas akhir kamu harus mengerjakan tugas tersebut.

Tujuannya, agar kamu ingat. Bahwa, kamu ada pekerjaan yang belum diselesaikan. Jika kamu belum menyelesaikannya pada waktu yang ditentukan. Dengan ini, ada sedikit dorongan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Tapi, itu semua balik ke kamu, kalau kamu masih tetep malas. Card tersebut akan terus ada, dan berdebu di Trello List.

Memberi waktu pada setiap card, bisa dilakukan dengan memilih salah satu card, kemudian pilih Due Date.

Berikan Deadline

Gunakan Trello Power-Ups

Trello Power-Ups adalah sebuah adds-on pada trello yang bisa kamu gunakan untuk melakukan integrasi trello dengan aplikasi lain. Contoh, kamu ingin mengintegrasikan due date yang ada di seluruh trello list kamu ke kalendar yang ada di komputer. Kamu bisa memasang Power-Ups Calendars.

Trello bisa dibilang kayak akan integrasi power-ups. Bahkan sampai automation ke GitLab pun ada. Kamu bisa melihat add-ons yang ada di Power-Ups dengan cara masuk ke salah satu Trello Board, kemudian pilih Show More dan Power-Ups.

Tampilan Trello Power-Ups

Namun, sangat disayangkan sekali. Bagi pengguna Trello yang Free (gratisan) hanya bisa mengintegrasikan 1 Power-Ups saja dalam satu waktu pada satu akun trello. Jika ingin menambahnya, kamu harus meng-upgrade ke paket trello gold untuk 3 Power-Ups, atau paket diatasnya untuk Power-ups yang unlimited.

Beberapa Power-Ups Trello yang saya gunakan adalah:

Calendars

Power-Ups ini digunakan untuk menambah suatu kalendar pada trello. Selain itu, kamu juga dapat menggunakan Power-Ups ini untuk mengintegrasikannya dengan kalendar yang ada di komputer kamu menggunakan iCal.

Calendar

Card Repeater

Card repeater digunakan untuk card/pekerjaan yang biasanya kamu lakukan berulang, sebagai pengingat. Bahwa kamu punya pekerjaan yang harus diulangi. Misal, menulis blog setiap minggu.

Card Repeater

Penutup

Terakhir. Ini hanya sekedar tips dari saya. Jika kamu punya cara yang lebih bagus lagi untuk menggunakan trello, tidak masalah. Atau bahkan kamu ingin menggunakan aplikasi lain selain trello, juga tidak masalah. Hanya saja, saran dari saya. Ada baiknya kita mencatat apa yang dilakukan dan melakukan apa yang dicatat. Mencatat sangat penting untuk saya. Saya bisa me-review apa saja yang bisa saya lakukan. Memperbaiki agar apa yang saya lakukan lebih baik lagi.

Semoga tips yang sederhana ini dapat membantu :-).

One thought on “Memaksimalkan Pekerjaan Pribadi dengan Trello

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.